Contract length:
Place: Basato a Lilongwe, con frequenti spostamenti negli uffici periferici di COOPI (Salima e Kasungu) e possibili viaggi in Madagascar
Request date: 2013-08-19
COOPI è presente in Malawi dal 1999, principalmente nell’ambito del food security e dello sviluppo agricolo.
Nel Paese, COOPI è stato supportato finanziariamente da diversi donatori (EU, WFP, FAO, UNDP e UNICEF) ed ha sviluppato una partnership strategica con l’ONG locale MALEZA.
Attualmente COOPI è alla ricerca di un Amministratore Paese per il Malawi.
L'amministratore assicura la corretta gestione amministrativa/finanziaria e la sostenibilità del coordinamento paese, e dei coordinamenti di area se presenti, preparando i budget di coordinamento e controllando la stesura dei budget dei progetti. Provvede al controllo dei consuntivi degli stessi e monitora la corretta predisposizione dei report finanziari nel rispetto delle procedure COOPI e dei finanziatori. E’ garante per la sede della correttezza e completezza delle informazioni.
DESCRIPTION AND REQUIREMENTS
ESPONSABILITÀPianificazione
1. Preparazione, aggiornamento, monitoraggio del Budget Annuale di Coordinamento (corretta attribuzione/ripartizione tra progetti dei costi del Coord), in collaborazione con Desks e Capo Missione.
2. Supporto alla finalizzazione dei Budget di Progetto e monitoraggio periodico degli stessi, in collaborazione con Desks, PM e Capo Missione
3. Pianificazione degli impegni economici e finanziari necessari per la realizzazione delle attività dei progetti, in collaborazione con gli Amministratori progetto, Desks e Capo Missione.
4. Pianificazione Scadenza Rendiconti da presentare al Donor e Audit
Gestione
5. Gestione e Controllo delle Banche/Casse del Coordinamento e raccolta/archiviazione documenti relativi.
6. Controllo della corretta gestione di Costi e Ricavi di Coordinamento
7. Preparazione e svolgimento degli Audit in loco. Supporto alla Sede per gli Audit in Italia
8. Gestione contabile dei beni di proprietà COOPI/progetti in collaborazione con la Logistica Paese (tenuta inventari e “CAMELOT”)
Controllo
9. Controllo dell’andamento economico-finanziario dei progetti (monitoraggio) con particolare attenzione agli indeducibili in coordinazione con lo staff di progetto.
10. Quadratura finanziaria delle contabilità di progetto (Merlino Coord – Merlino Progetto-EST1-MAGO) prima dell’invio in sede
11. Finalizzazione e Controllo dei Rapporti Finanziari Intermedi/Finali in collaborazione con L’Amministrazione di Sede
12. Monitoraggio delle Sovvenzioni attese dai Donors, in particolare sull’esposizione finanziaria dell’Associazione in collaborazione con il Capo Missione.
Elaborazione e trasmissione di dati
13. Trasmissione periodica di informazioni/dati alla Sede di Milano (EST 1-2, Sovvenzioni in loco, Scheda di Monitoraggio, Chiusura Bilancio Annuale, Rapporto Finanziari, Rapporti di Audit, Merlini Progetto e Coord).
14. Invio alla Sede di documenti oggetto di Audit in Sede
Rappresentanza
15. Cura dei rapporti e delle relative pratiche burocratiche, in collaborazione con il Capo Missione, con gli Enti pubblici ed amministrativi del paese (Ispettorato del lavoro, Direzione generale delle imposte, Banche etc.).
16. Cura dei rapporti e delle relative pratiche burocratiche, in collaborazione con il Capo Missione, con i Donors Isituzionali (uffici finanziari delle Delegazioni decentrate)
17. Sostituzione del Capo Missione in caso di assenza o su richiesta di quest’ultimo
Gestione del personale locale ed amministrazione del personale locale ed espatriato
18. Gestione e supervisione degli amministratori locali che lavorano al Coordinamento
19. Formazione degli Amministratori delle basi e monitoraggio/aggiornamento periodico del lavoro svolto (con missioni periodiche presso le basi)
20. Supporto tecnico ai capi progetto e agli amministratori delle basi per una corretta applicazione delle procedure COOPI/Donors/normativa del lavoro e tassazione nel Paese.
21. Gestione amministrativa e finanziaria contratti personale espatriato non fiscalmente residente in Italia.
22. Supervisione e controllo dei contratti, delle buste paga e della griglia salariale del personale locale
Alloggio: gratuito provvisto da COOPI nelle guesthouses di Lilongwe e Salima (Malawi) e Antananarivo (Madagascar). L’alloggio in guesthouse e’ condiviso con altri espatriati.
Riferisce al Capo Missione
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